改正電帳法3つの新ルールについて分かりやすく解説

電子帳簿保存法 e-Taxで確定申告
Reiko
Reiko

電子帳簿保存法は、税金に関連する帳簿や書類を電子データで保管する際のルールを規定した法律です。

言い換えると、この法律は、法人税法や所得税法などの税金に関わる法律に基づいて、帳簿と書類を電子形式で保存する方法について指針を提供しています。

「国税関係の帳簿」とは、仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿のことを指し、「国税関係の書類」とは、損益計算書、貸借対照表、請求書、領収書などの書類のことを指します。

これらのデータを電子で保管する場合、電子帳簿保存法で規定された条件を遵守しなければなりません。

つまり、特定のルールに従ってデータを保管しなければならないわけです。

そして、2022年1月1日に施行された改正電子帳簿保存法により、国税関係帳簿、書類のデータ保存に関する見直しが行われました。

これらは、経理実務において大きな負担を伴う改正となったため2年の経過措置が設けられていました。

そして、改正電子帳簿保存法の本格スタートまでのこり約1年。

2024年(令和6年)1月1日以降、「電子取引のデータ保存」が完全義務化となります。

全ての企業や個人事業主対象となるため、良く理解して準備を整えて下さい。

電子取引データ保存3つのルール

改正電子帳簿保存法により、国税関係書類を電子データの方法で保存するための要件が定められました。

主な保存区分は、

  1. 電子取引のデータ保存
  2. 電子帳簿等の保存
  3. スキャナ保存

の3種類に分けられます。

電子帳簿等保存制度特設サイトでは、電子帳簿等保存制度に関する情報を掲載しています。

電子取引のデータの保存

まさお
まさお

電子取引におけるデータの保存ルールは、国税関係書類(税金に関連する書類)を電子データで保存する際の条件を規定しています。

つまり、紙でやりとりしていた場合に必要だった書類と同じデータを保存しなければなりません。

そして、データを受け取った場合だけでなく、データを送った場合にも保存しなければなりません。

電子取引の幅は、意外と広くて「ああ、これもか」などと言うミスもありえますので、気を付けてください。具体的には、以下の様な感じです

  • 電子メールで請求書や領収書を、受け取る・送信する
  • WEBサイトから請求書や領収書をダウンロードした
  • クラウドサービスを利用して、電子インボイスを受け取る
  • クレカやICカードの請求書や領収書をネットで受け取る
  • インターネットFAXで、請求書や領収書を、受け取る・送信する
  • DVDやUSBなどの記憶媒体を使って、請求書や領収書を、受け取る・渡す
  • EDIシステムの利用(企業同士が商売をする際に使う書類、たとえば契約書や発注書、納品書、請求書などを、特別な通信線を使って電子データとして送り合う仕組みのことです。)

詳細は、国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトをご確認ください。

インボイスと電帳法:インボイス制度にかかわる消費税法上の書類は、改正電子帳簿保存法が本格スタートした後でも紙で保存する事が認められています。インボイス関連の電帳法については、こちらで詳しく解説しています。

電子帳簿等の保存

これは、事業者が自分でコンピューターを使って作成した書類(たとえば、請求書、契約書、領収書、帳簿、決算書など)を電子データとして保存する際のルールです。

国税庁から「優良な電子帳簿」と認められると、青色65万円控除の要件を満たすことができ、過少申告加算税が5%軽減されるなどのメリットがあります。

優良な電子帳簿についてはこちらで詳しく解説しています。

スキャナ保存

スキャナ保存のルールは、ビジネスで使う書類(たとえば、請求書、領収書、見積書、注文書など)を紙から画像データに変えて保存する方法についてのルールです。

これは、スキャナでスキャンするか、カメラで写真を撮って画像として保存することを指します。

紙の書類を画像に変えたら、その紙を廃棄しても構いません。保存したい場合は、ファイルなどに整理して保存しておけばOKです。

まとめ

Reiko
Reiko

ちなみに、紙で保存しても良いのは消費税法上の書類だけで、法人税法や所得税法関連の書類は、2024年1月1日より必ず電子データで保存する必要があります。

本格スタートした後にこれらのルールを守らないと、罰則もありえるので気を付けて下さい。

電子インボイスは、「発行者」も「受領者」の両方が、発行日から7年間保存する必要があります。

 

これらの、電子データの保存場所に関しては特にルールは設けられていませんが、保存期間内で、税務調査など必要に応じて提出する必要があるため、データをすぐに提示できるように保存しておくことが重要です。

どこに保存しても良いのですが、様々なトラブルに備えてバックアップを取るようにしてください。企業が、これらのデータを紛失してしまった時のリスクは計り知れません。

例えば、通常はPCのハードディスクに保存しているなら、バックアップはクラウドサービスやUSBメモリーに保存するなどに保存するようにしましょう。

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